Exact Online Nedir?

Exact Online, özellikle Hollanda, Belçika ve Almanya’da popüler olan bulut tabanlı bir muhasebe ve ERP yazılımıdır. İşletmelerin finans, projeler, stok ve iş akışlarını her yerden yönetmelerine yardımcı olur.

Exact Online’ın temel özellikleri:

• Finansal yönetim ve muhasebe
• Stok ve depo yönetimi
• Proje yönetimi ve zaman takibi
• CRM ve satış yönetimi
• Üretim ve lojistik

Exact Online’ı WooCommerce’e Neden Bağlamalısınız?

İş yönetiminiz için Exact Online ve online mağazanız için WooCommerce kullanıyorsanız, her iki sistemin birlikte çalışması gerekir. Entegrasyon olmadan şu sorunlarla karşılaşırsınız:

• WooCommerce’den Exact Online’a manuel sipariş girişi
• Sistemler arasında eşleşmeyen stok seviyeleri
• Müşteri yönetiminde çifte iş
• Finansal kayıtlarda hata riski
• Yavaş sipariş işleme

Doğru bir entegrasyonla şunları elde edersiniz:

• Otomatik faturalama – Siparişler Exact Online’da fatura oluşturur
• Gerçek zamanlı stok – Stok her iki sistem arasında senkronize olur
• Doğru muhasebe – Tüm satışlar doğru kaydedilir
• Müşteri senkronizasyonu – Müşteri verileri tek merkezi yerde
• Zaman tasarrufu – Daha az manuel veri girişi

Entegrasyon Nasıl Çalışır?

Exact Online, harici sistemlerin veri okuması ve yazması için bir REST API sağlar. WooCommerce’in de REST API’si vardır. Entegrasyon, bilgi alışverişini otomatikleştirmek için bu API’leri bağlar.

Tipik Veri Akışı

1. Müşteri WooCommerce’de sipariş verir
2. Entegrasyon Exact Online’da müşteriyi oluşturur veya günceller
3. Sipariş detayları Exact Online’a satış siparişi olarak aktarılır
4. Fatura Exact Online’da otomatik oluşturulur
5. Stok seviyeleri her iki sistemde güncellenir

Entegrasyon Seçenekleri

1. Hazır Konektörler

Birkaç şirket Exact Online ve WooCommerce için hazır konektörler sunar:

• Sherpaan – Hollandalı entegrasyon uzmanı
• Channable – E-ticaret veri akışı aracı
• ChannelEngine – Çok kanallı ticaret platformu
• StoreKeeper – Satış noktası ve e-ticaret entegrasyonu

2. Entegrasyon Platformları

Exact Online’ı destekleyen genel entegrasyon platformları:

• Make (Integromat) – Görsel otomasyon oluşturucu
• Zapier – Temel iş akışları için basit otomasyon
• Piesync – Çift yönlü veri senkronizasyon aracı

3. Özel Geliştirme

Belirli iş ihtiyaçları için Exact Online API ve WooCommerce REST API kullanan özel geliştirme maksimum esneklik sağlar.

Senkronize Edilen Veriler

WooCommerce’den Exact Online’a

• Siparişler – Tam sipariş bilgisi
• Müşteriler – İsim, adres, iletişim detayları
• Ödemeler – Ödeme durumu ve yöntemi
• Kargo – Teslimat adresleri ve maliyetler

Exact Online’dan WooCommerce’e

• Ürünler – Ürün detayları ve açıklamaları
• Fiyatlar – Satış fiyatları ve indirimler
• Stok – Mevcut miktarlar
• Ürün kategorileri – Ürün grupları

Entegrasyonu Kurma

Adım 1: API Erişimi Alın

Exact Online API’sini kullanmak için:

1. Uygulamanızı Exact Online App Center’da kaydedin
2. Client ID ve Client Secret alın
3. OAuth kimlik doğrulamasını kurun

Not: Exact Online, temel API anahtarlarından daha karmaşık olan OAuth 2.0 kullanır.

Adım 2: WooCommerce’i Hazırlayın

1. WooCommerce’de REST API anahtarları oluşturun
2. İzinleri Okuma/Yazma olarak ayarlayın
3. Consumer Key ve Secret’ınızı kaydedin

Adım 3: Entegrasyon Yönteminizi Seçin

Şunlara göre hazır konektör, entegrasyon platformu veya özel geliştirme arasında karar verin:

• Teknik becerileriniz
• Mevcut bütçe
• Gereksinimlerinizin karmaşıklığı
• Özelleştirme ihtiyacı

Adım 4: Alan Eşlemesini Yapılandırın

Sistemler arasındaki alanları eşleştirin. Temel eşlemeler:

• WooCommerce SKU = Exact Online Item Code
• WooCommerce Order = Exact Online Sales Order
• WooCommerce Customer = Exact Online Account

Adım 5: Vergi İşlemesini Kurun

Vergi yapılandırması doğru faturalama için önemlidir:

• WooCommerce vergi sınıflarını Exact Online KDV kodlarına eşleyin
• AB ülkeleri için farklı oranları göz önünde bulundurun
• Vergiden muaf siparişleri doğru şekilde yönetin

Adım 6: Kapsamlı Test Yapın

Canlıya almadan önce:

1. WooCommerce’de test siparişleri oluşturun
2. Exact Online’da doğru görünüp görünmediklerini kontrol edin
3. Fatura tutarlarının eşleştiğini doğrulayın
4. Her iki yönde stok güncellemelerini test edin
5. Müşteri veri senkronizasyonunu kontrol edin

Önemli Hususlar

Yönetim Bölümü

Exact Online verileri “administrations” (şirket dosyaları) içinde düzenler. Entegrasyonunuzun doğru yönetime bağlandığından emin olun.

Çoklu Para Birimi Desteği

Birden fazla para biriminde satış yapıyorsanız, entegrasyonun para birimi dönüşümünü nasıl yöneteceğini ve Exact Online’da hangi para birimini kullanacağını yapılandırın.

Ödeme Mutabakatı

Ödemeleri nasıl yöneteceğinize karar verin:

• WooCommerce’de ödeme onaylandığında faturaları ödenmiş olarak oluşturun
• Veya ödenmemiş faturalar oluşturun ve ödemeleri ayrı eşleştirin

Ürün Varyantları

WooCommerce değişken ürünleri destekler (farklı bedenlerde tişört gibi). Bunları Exact Online’da nasıl yöneteceğinizi planlayın; ayrı ürün kodları gerekebilir.

Yaygın Sorunlar

OAuth Token Süresi Dolması

Exact Online erişim tokenları süre dolar. Entegrasyonunuz token yenilemeyi otomatik olarak yapmalıdır.

Oran Sınırları

Exact Online API isteklerini sınırlar. Bu sınırlara ulaşmamak için senkronizasyon programınızı planlayın.

Veri Format Farklılıkları

Adresler, telefon numaraları ve diğer alanlar farklı formatlara sahip olabilir. Gerektiğinde veri dönüşümü ekleyin.

En İyi Uygulamalar

• Siparişlerle başlayın – Karmaşıklık eklemeden önce sipariş senkronizasyonunu çalıştırın
• Test ortamı kullanın – Ayrı bir Exact Online yönetiminde test edin
• Kurulumunuzu belgeleyin – Tüm yapılandırma ayarlarını kaydedin
• Düzenli izleyin – İlk başta günlük senkronizasyon hatalarını kontrol edin
• Büyüme için plan yapın – İşletmenizle ölçeklenen bir çözüm seçin

Sonuç

Exact Online’ı WooCommerce ile entegre etmek, e-ticaret ve finansal yönetiminizi bir araya getirir. Siparişler web mağazanızdan muhasebenize sorunsuz akar, stok doğru kalır ve ekibiniz değerli zaman kazanır.

Doğru entegrasyon yaklaşımı, özel ihtiyaçlarınıza ve teknik kaynaklarınıza bağlıdır. İster hazır konektör ister özel geliştirme seçin, sonuç daha verimli bir işletme, daha iyi veri doğruluğu ve daha mutlu müşterilerdir.